Le suivi QSE de votre PME, tenu là où vos équipes travaillent

Dans une PME de services, la démarche QSE vit souvent dans cinq tableurs différents. Le presqu’accident se raconte à la pause et ne s’écrit nulle part, la réclamation d’un client reste dans une boîte mail, et le bilan des déchets se reconstitue en fin d’année à partir des bordereaux. Paul part de ce que vos équipes font déjà dans l’application, le planning, le pointage, le matériel, les formations, et en tire le suivi qualité, sécurité et environnement.

Un tableau de bord QSE qui montre où agir

Le tableau de bord réunit vingt-cinq indicateurs que Paul calcule déjà, rangés par domaine, sécurité, qualité client, formation, EPI, véhicules, matériel et environnement. Pour chacun, vous fixez un objectif et, si vous le souhaitez, un seuil de vigilance. L’indicateur passe au vert quand l’objectif est atteint, à l’orange dans la zone de vigilance, au rouge au-delà. Par défaut, ce qui doit rester à zéro l’est, les actions en retard, les formations échues, les EPI à fournir, les échéances dépassées.

• Jours sans accident, taux de fréquence et de gravité, dangers signalés
• Satisfaction client et réclamations traitées dans le délai
• Réalisation du plan de formation, taux de dotation EPI
• Contrôles techniques, assurances et contrôles avant départ des véhicules
• Part de déchets valorisés et prestations écologiques réalisées à temps

La période se choisit au mois, au trimestre ou à l’année, une courbe montre l’évolution sur douze mois, et chaque indicateur ouvre son détail. Une fois vos objectifs enregistrés, Paul envoie chaque lundi matin la liste des indicateurs passés au rouge.

Sécurité, du danger signalé au plan d’actions

Avec « Signaler un danger », le salarié décrit depuis son téléphone un presqu’accident ou une situation dangereuse, sur son site ou dans un lieu qu’il précise, photo à l’appui. Le signalement part au suivi QSE, à ses responsables et aux chefs des équipes présentes sur le site ce jour-là. Vous le classez, en analyse, action décidée, clos, et le salarié reçoit votre retour dans « Mes signalements ». Les signalements s’exportent pour Excel.

Les accidents du travail et de trajet s’enregistrent au même endroit. En tête de page, une synthèse donne les jours sans accident et, pour le mois, le trimestre et l’année, les accidents avec et sans arrêt, les jours d’arrêt, les taux de fréquence et de gravité.

• Plan d’actions correctives et préventives, avec responsable et échéance
• Une action reliée à l’accident ou au signalement qui l’a fait naître
• Rappel au responsable quand une action passe en retard
• Dossier sécurité de l’année en PDF, sur le papier de votre entreprise

Le dossier sécurité est un document de suivi interne. Il ne remplace ni la déclaration d’accident du travail, ni le registre des accidents bénins, ni le document unique, et il l’écrit noir sur blanc.

La qualité vue par vos clients

En un clic, vous envoyez une enquête de satisfaction au contact d’un site. Le mail part au nom et au logo de votre entreprise, et le client répond sur une page simple, sans compte, avec une note, s’il vous recommanderait et un commentaire. Après sa réponse, quel que soit son avis, il peut aussi laisser un avis sur votre fiche Google si vous en avez indiqué le lien.

• Une note basse ouvre une réclamation, au seuil que vous choisissez
• Les réclamations reçues par téléphone ou par mail se saisissent aussi
• Statut, action menée et délai de traitement de chaque réclamation
• Rappel quand une réclamation dépasse le délai que vous avez fixé

L’environnement, chantier par chantier

Le registre des déchets garde, dans l’ordre chronologique, chaque évacuation, sa date, son site, le type de déchet, la quantité, la destination, le prestataire et le numéro de bordereau, avec les pièces jointes. Il se télécharge pour Excel. Les types de déchets et les destinations se règlent selon votre métier, et chaque destination dit si le déchet est valorisé.

Les prestations écologiques, gestion différenciée, préservation de la biodiversité, gestion raisonnée de l’eau ou toute famille que vous ajoutez, se suivent de la même façon, prévues, réalisées ou en retard. Paul en tire le taux de valorisation de l’année et un bilan PDF par client ou par site, que vous pouvez aussi rendre disponible dans l’espace client.

Quand il faut prévenir tout le monde d’un coup, une fuite, un dépôt sauvage, un gaspillage, le suivi QSE envoie une alerte d’anomalie à tous les salariés, photos comprises, et voit qui l’a lue.

La formation, planifiée et suivie

Le plan de formation se construit par année, une ligne par salarié et par formation, module de Paul ou formation externe, avec sa date limite. Un module de Paul réussi coche la ligne tout seul. Vous suivez le taux de réalisation de l’entreprise, par équipe et par formation, et Paul prévient à l’approche de la date limite.

Sur la fiche du salarié, chaque formation ou habilitation porte sa date de fin de validité et son justificatif. Paul rappelle l’échéance trois mois avant, et un tableau d’ensemble montre celles qui sont échues ou à renouveler. Le détail est sur la page Formation.

EPI et véhicules

Vous définissez les EPI obligatoires pour chaque poste et leur durée de renouvellement. Chaque remise, depuis une demande du salarié ou une sortie de stock, s’enregistre avec la taille et une fiche signée. Paul calcule le taux de dotation et prévient quand un EPI est à renouveler. Pour les véhicules, un contrôle avant départ chaque semaine, une liste de points que le conducteur passe depuis le QR code du véhicule. Le détail est sur la page Matériel.

Chaque brique s’allume quand vous en avez besoin

Le tableau de bord QSE, la qualité, le plan de formation et le suivi des habilitations se trouvent dans le Suivi RH, pour les personnes à qui vous en donnez l’accès. Le bouton « Signaler un danger », l’alerte d’anomalie à tous, l’environnement, le suivi du matériel et des EPI, et le contrôle des véhicules avant départ restent éteints tant que vous ne les activez pas. Ils s’activent à la demande, dans les paramètres, sans rien changer pour les entreprises qui n’en ont pas l’usage.