Suivi du temps de travail : ce que la loi impose à l'employeur

Dès qu'une équipe ne travaille pas toute au même horaire, l'employeur doit compter les heures de chacun. Ce n'est pas une bonne pratique, c'est une obligation, et l'absence de décompte se paie deux fois : à l'amende, et devant le conseil de prud'hommes, où c'est l'employeur qui doit produire les éléments.

Horaire collectif ou horaires individualisés : deux régimes

Quand tout le monde suit le même horaire, un affichage suffit. Mais dès que les salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif, le Code du travail impose un décompte individuel, sur deux niveaux (article D. 3171-8) :

Chaque jour, en enregistrant les heures de début et de fin de chaque période de travail, ou le nombre d'heures accomplies
Chaque semaine, par un récapitulatif du nombre d'heures accomplies par chaque salarié

C'est le cas de la plupart des entreprises de services : propreté, sécurité, accueil, maintenance, événementiel. Des sites différents, des horaires décalés, des remplacements de dernière minute, et personne ne fait les mêmes heures que son voisin.

Qui échappe à cette règle

L'article D. 3171-9 écarte notamment les salariés couverts par un accord de forfait en heures, quand cet accord fixe lui-même les modalités de contrôle de la durée du travail. Le forfait ne dispense donc pas de suivi : il le déplace vers ce que prévoit l'accord.

Combien de temps faut-il les conserver

Les documents qui permettent de comptabiliser les heures doivent être tenus à disposition de l'agent de contrôle de l'inspection du travail pendant un an (article D. 3171-16). Ce même article porte la durée à trois ans pour les documents relatifs aux salariés en forfait annuel en jours.

Ce que risque l'employeur

Ne pas respecter les règles de décompte : amende prévue pour les contraventions de 4ᵉ classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés (article R. 3173-2). Pour dix salariés, l'addition est déjà sérieuse.
Ne pas présenter les documents à l'inspection du travail : amende prévue pour les contraventions de 3ᵉ classe (article R. 3173-3).

Le vrai risque : la charge de la preuve

En cas de litige sur les heures accomplies, l'article L. 3171-4 organise une preuve partagée : le salarié présente des éléments à l'appui de sa demande, et l'employeur doit fournir les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés. Sans décompte, l'employeur se retrouve à contester de mémoire des heures notées par le salarié. C'est le scénario qui coûte le plus cher, et il n'a rien à voir avec le montant d'une amende.

Ce qu'un décompte utilisable contient

Le salarié, le jour, l'heure de début et l'heure de fin, ou le nombre d'heures
Les pauses, quand elles ne sont pas du temps de travail effectif
Un récapitulatif hebdomadaire par salarié
Les heures supplémentaires, distinguées du reste
Une trace de qui a saisi quoi, et quand
Un format qui se présente tel quel à un contrôle, sans reconstitution

Un tableur remplit ces cases, à condition d'être tenu chaque jour et conservé. C'est précisément ce qui casse en pratique : le fichier est mis à jour en fin de mois, de mémoire, et personne ne sait plus qui a modifié quoi.

Ce que change un pointage relevé sur le terrain

Quand chaque salarié pointe son arrivée et son départ depuis son téléphone, le décompte quotidien se constitue tout seul, à l'heure réelle, et le récapitulatif hebdomadaire n'a plus à être fabriqué : il se déduit. C'est ce que fait le pointage de Paul, avec le rapprochement automatique entre l'heure prévue et l'heure réalisée, puis les feuilles de temps prêtes à envoyer au gestionnaire de paie.

Cet article décrit le droit applicable en France à sa date de publication. Il ne remplace ni votre convention collective, ni l'avis de votre conseil.

Les textes

Article D. 3171-8 du Code du travail : décompte quotidien et récapitulatif hebdomadaire
Article D. 3171-9 : les cas écartés, dont les forfaits en heures
Article D. 3171-16 : conservation un an, trois ans pour les forfaits en jours
Articles R. 3173-2 et R. 3173-3 : les sanctions