Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est l'un des rares documents qu'un employeur doit pouvoir sortir immédiatement, sans préparation. Il est court, il ne coûte rien à tenir, et c'est précisément pour cela qu'il est mal tenu : on le remplit une fois, puis on oublie de l'alimenter pendant deux ans.

Qui doit le tenir, et où

Un registre est tenu dans tout établissement où sont employés des salariés (article L. 1221-13). Il n'y a pas de seuil d'effectif : un salarié suffit. Et c'est un registre par établissement, pas un registre par entreprise, ce qui concerne directement les sociétés qui ouvrent une agence ou une antenne.

Les noms et prénoms de tous les salariés y sont inscrits dans l'ordre des embauches, au moment de l'embauche, et de façon indélébile. Les stagiaires et les personnes en service civique sont inscrits dans une partie spécifique du registre, dans leur ordre d'arrivée (article D. 1221-23-1).

Ce qu'on y écrit pour chaque salarié

L'article D. 1221-23 fixe la liste des mentions qui s'ajoutent au nom :

• la nationalité, la date de naissance, le sexe ;
• l'emploi et la qualification ;
• les dates d'entrée et de sortie de l'établissement ;
• la date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement, ou celle de la demande, quand une autorisation est requise ;
• pour un travailleur étranger, le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail ;
• la mention du statut particulier, le cas échéant : contrat à durée déterminée, salarié temporaire avec le nom de l'entreprise de travail temporaire, mise à disposition par un groupement d'employeurs avec ses coordonnées, temps partiel, apprentissage ou contrat de professionnalisation.

Deux pièces viennent s'y annexer : la copie des titres autorisant un travailleur étranger à exercer une activité salariée (article D. 1221-24), et l'accusé de réception de la déclaration de détachement pour l'entreprise qui accueille des salariés détachés (articles L. 1221-15-1 et D. 1221-24-1).

Les trois pièges qui coûtent cher

1. L'ordre des embauches et l'indélébilité. Ces deux mots disqualifient le tableur qu'on retrie par ordre alphabétique et dans lequel on écrase une cellule pour corriger une erreur. Un registre se complète, il ne se réécrit pas. Si vous travaillez sur un fichier, gardez la ligne d'origine et ajoutez la correction, plutôt que de remplacer la valeur.

2. La sortie s'inscrit quand elle survient. Les mentions relatives aux événements postérieurs à l'embauche sont portées sur le registre au moment où ils surviennent (article D. 1221-25). Autrement dit, la date de sortie se renseigne le jour du départ, pas lors d'une campagne de rattrapage en fin d'année.

3. Cinq ans après le départ. Les mentions sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R. 1221-26). Un registre purgé au fil de l'eau n'est pas un registre à jour, c'est un registre incomplet.

Qui peut le demander

Le registre est tenu à la disposition du comité social et économique et des fonctionnaires et agents chargés de veiller à l'application du code du travail et du code de la sécurité sociale (article L. 1221-15). Inspection du travail et URSSAF, donc, sans préavis.

La sanction, et pourquoi elle est plus lourde qu'elle en a l'air

Le défaut de registre est puni de l'amende prévue pour les contraventions de la quatrième classe (article R. 1227-7), soit 750 euros au plus pour une personne physique (article 131-13 du code pénal), et le quintuple pour une société, soit 3 750 euros (article 131-41 du code pénal).

Le détail qui change tout est dans la dernière phrase de l'article R. 1227-7 : l'amende est encourue autant de fois qu'il y a de personnes employées dans des conditions susceptibles d'être sanctionnées. Dix salariés absents du registre, ce n'est pas une amende, c'est dix.

Un registre sur ordinateur, est-ce permis ?

Oui. L'article L. 1221-14 autorise à déroger à la tenue du registre en recourant à d'autres moyens, notamment informatiques, dans les conditions prévues à l'article L. 8113-6, qui suppose d'en informer l'inspection du travail. L'article D. 1221-27 encadre ces supports de substitution. Un fichier suffit donc, à condition qu'il respecte l'ordre des embauches, qu'il conserve l'historique et qu'il puisse être présenté sur demande.

Ce que Paul fait, et ce qu'il ne fait pas

Soyons clairs : Paul n'édite pas votre registre à votre place. En revanche, il garde au même endroit la matière qui le compose, la fiche de chaque salarié, son emploi, son type de contrat, ses dates d'entrée et de sortie, et il vous évite d'aller la rechercher dans six dossiers différents le jour où un agent de contrôle la demande. Voir les fonctionnalités.

Les textes

• Article L. 1221-13 du Code du travail : un registre par établissement, ordre des embauches, inscription indélébile
• Articles L. 1221-14 à L. 1221-15-1 : supports de substitution, mise à disposition du CSE et des agents de contrôle, salariés détachés
• Article D. 1221-23 : la liste des mentions obligatoires
• Articles D. 1221-23-1 à D. 1221-27 : stagiaires, pièces annexées, événements postérieurs à l'embauche, conservation cinq ans
• Article R. 1227-7 : la contravention, encourue autant de fois qu'il y a de personnes concernées
• Article 131-13 du code pénal : 750 euros pour une contravention de la quatrième classe

Cet article décrit le droit applicable en France à sa date de publication. Il ne remplace ni votre convention collective, ni l'avis de votre conseil.